外部資源を効果的に活用するためのヒント

 

昨今、人手不足(量の不足)やイノベーション創出(質の不足)といった問題解決のため外部資源を積極的に活用する企業が増えています。

外部資源のひとつとして、コンサルタントを活用するケースも増え、依頼内容も変化してきています。

 

しかし、内部資源の活用以上に外部資源の活用は難しい面があります。コミュニケーションや契約面などの手間や費用ばかりかかって、狙った効果が十分得られない、ということにもなりかねません。

 

外部資源を効果的に活用するには次の3つが必要と考えます。

1.目的や要件の明確化(自分の状態がわかっている)

2.情報の非対称性への配慮(相手の状態がわかっている)

3.全体と各機能の関係性への理解(目的と手段の関係性がわかっている)

 

以下、事例を挙げてご説明していきます。

まず、「何のために、何をしたいのか」という目的や要件が明確になっていないと何事もうまくいきません。当たり前のようでいてなかなか実行されていないのではないでしょうか?

 

外部資源の活用でうまくいかない事例として、よくあるのがシステム開発です。

自社にシステム開発に明るい人材がいないor人材はいるが他の仕事で忙しい。そんなとき、外部のIT企業に自社のシステム開発を依頼します。

 

そこで大概躓くのは要件定義です。

これには発注者と受注者双方に理由があると思います。

 

発注者は、社内のニーズ(顕在化している現在の要求・顕在化していない現在/将来の要求)を拾いきれていない、ITで可能なこと・無理なこと(発注金額・工数との見合い含む)を認識できていない場合があります。

 

受注者は、発注者の業界・企業が置かれている状態や事情に明るくない、受注したいがために無理な発注者の要求を飲んでしまう場合があります。

 

このような結果として、発注者は要件を提示し、受注者とも協議のうえ決定したはずなのに、出来上がったシステムは社内の評判が悪かったり、システムの完成が遅延したり、発注金額が超過or受注プロジェクトは赤字になったりします。

 

発注者・受注者双方に情報の非対称性(平たく言えば情報や認識のギャップ)が存在するためです。上記の例では、当事者双方とも自分の状態と相手の状態をわかっていません。

 

ITコンサルタントに情報の非対称性を埋める役割を期待することもあると思いますが、中立的な立場で双方の事情に通じたコンサルタントは需要に対してそれほど多くないのが実情と思います。

 

IT以外にも、人事、営業、財務などいろんなコンサルタントが存在し、いろんな機能を提供しています。

 

しかし、ITに限らず、人事でも営業でも、それぞれの機能の上位に位置する全体の戦略、企業を取り巻く現在・将来の環境、将来を見据えた企業の方向性などを発注者・受注者の双方が理解していないと、本当の意味で効果的な外部資源の活用には繋がりにくいでしょう。

 

受注者が専門知識を提供(情報の非対称性を解消)しながら、発注者自身が説明しきれていない部分を補充(目的や要件の明確化)して提案してくれることが望ましいですが、機能に特化している分、企業や業界といった全体をみることまで手が回らない(全体と各機能の関係性への理解は困難)のが現状と思います。

 

このため、発注者が適切に受注者に説明できる必要があります。

ただ発注者も、複雑化する外部環境の加速度的な変化のなかで、自社の状態を適切に理解し、第三者へ伝えることが難しくなっていて、むしろその部分で外部の視点を求めています。

 

今の時代、不確実性が増す一方、選択肢も豊富にあります。しかも意思決定にはスピードが求められ、選択に長い時間をかけることができません。

 

発注者が受注者(コンサルタント)に丸投げすれば、12人のコンサルタント(orチーム)がある特定の一時期に来て、短期間に特定の何かを示し、教えてくれるかもしれませんが、それがミスリードに繋がる懸念すらあります。

 

一方で、オープンイノベーションの名の下、ビジネスアイディアをとにかく広く安く募り、製品化、事業化までもっていこうとするような発注者のやり方も、度が過ぎれば提供者(受注者の質)やその後(発注企業における効果)に限界が出てくるでしょう。

  

発注者・受注者双方が対話を通じて、共創(協創)していくことがコンサルティングにおいても、広い意味での外部資源の活用という意味でも求められていると思います。

そこではまず、発注者・受注者双方が自分(自社)起点の思考や行動から一旦抜け出る必要があるのではないでしょうか。

  

今回が本年最後のブログとなります。お読み頂き、ありがとうございました。

来年も皆様のお役に立てるよう、努力して参ります。

引き続き、どうぞ宜しくお願い致します。